Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) tiene como objetivo convertir texto mecanografiado, impreso o escrito a mano de una imagen o documento escaneado en texto codificado por máquina. 

Si profundizamos en la historia, Ray Kurzweil introdujo comercialmente por primera vez tecnología OCR en 1974 en sus máquinas de lectura para ciegos. Unos años más tarde, en la década de 1990, esta tecnología se utilizó para digitalizar periódicos históricos y documentos legales. 

La tecnología OCR ha mejorado significativamente, impulsada por avanzadas aprendizaje automático e inteligencia artificial. Puede detectar texto en cualquier fuente y estilo, e incluso automatizar muchas operaciones comerciales. ¡Lea esta guía detallada para obtener más información!

 

¿Cómo funciona la tecnología OCR?

Antes de analizar cómo la tecnología OCR puede automatizar las operaciones comerciales, es importante saber cómo funciona para comprender mejor el tema. 

En el flujo de trabajo de la tecnología OCR, estos son los pasos a seguir:

1. Envío
2. Preprocesamiento
3. Reconocimiento de texto
4. Postprocesamiento 

Cuando una imagen se envía a una herramienta de OCR, el preprocesamiento sigue. La herramienta limpia la imagen y elimina elementos innecesarios para mejorar la legibilidad del texto. 

El núcleo del OCR es reconocimiento de texto, que se basa en la coincidencia de patrones. La herramienta compara los caracteres de la imagen (glifos) con los glifos almacenados de fuentes conocidas. Finalmente, en Postprocesamiento, el texto reconocido se convierte a un formato de texto editable y con capacidad de búsqueda.

 

Diferentes formas en que la tecnología OCR puede automatizar su negocio

Automatización de la entrada de datos

La aplicación más obvia de OCR es automatizar la entrada de datos por negocios. Esta tecnología puede escanear formularios, facturas, recibos y otros documentos para extraer información específica, como fechas, nombres, direcciones, edades, etc. 

Luego, los datos extraídos se pueden enviar automáticamente a los sistemas comerciales relevantes, como CRM, ERP o software de contabilidad. De esta manera, no hay necesidad de extracción manual o entrada de datos, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. 

Información al cliente. Si es necesario extraer información de formularios o introducir información del paciente en sistemas de información sanitaria, la tecnología OCR puede ayudar con todas esas tareas. Automatiza el proceso de extracción e introducción de texto. 

Agilización del procesamiento de facturas

La mejor aplicación de la tecnología OCR es la digitalización de facturas. 

OCR puede extraer automáticamente puntos de datos clave de facturas, como 

1. número de factura, 
2. fecha, 
3. detalles del proveedor, 
4. descripciones de artículos, 
5. cantidades, 
6. precios, y 
7. impuestos. 

Estos luego pueden ser introducidos en el software de contabilidad de la empresa para su tramitación y pago. 

Tener OCR en el procesamiento de facturas elimina la necesidad de entrada manual de datos. De esta manera, hay un riesgo muy bajo de cometer errores humanos que mejoren la precisión de los datos. 

Además, implementar OCR en la gestión de facturas simplifica la facturación y automatiza el procesamiento de facturas de proveedores para agilizar los flujos de trabajo de pago. 

Digitalización de documentos en papel

Digitalizar documentos en papel es necesario para cada negocio por el bien de cualquier momento accesibilidad, bajar los costos en papel, y aumentando productividad. 

Tecnología OCR puede ayudarnos a convertir documentos físicos a formatos digitales de forma precisa y eficiente sin necesidad de escribir manualmente. 

Todo lo que necesita hacer es elegir una herramienta de OCR confiable, como imagetotext.io, y cargar las imágenes de los documentos. Una vez finalizado el proceso de extraer texto de una imagen, cópielo del cuadro y péguelo en un archivo de documento digital para guardar el texto.

Ya sea que sea una firma de abogados, un instituto educativo o un centro médico con toneladas de archivos y documentos, digitalice documentos en papel mediante OCR para una mejor gestión de datos.

Automatización de Recursos Humanos

La IA ya se está utilizando en la gestión de recursos humanos para pantalla de currículums del solicitante e identificar a los calificados. Esto se hace en base a criterios predefinidos, como habilidades, educación, experiencia y determinadas palabras clave.

OCR puede automatizar aún más la selección de candidatos proceso para una mejor gestión de recursos humanos. Puede extraer información de los candidatos, como detalles del candidato, calificaciones, etc., de currículums, CV y ​​cartas de presentación e introducirla en herramientas de inteligencia artificial.

De esta manera, el equipo de RR.HH. no tendría que abrir el currículum de cada candidato, encontrar datos y manualmente alimentarlo en el software de detección. Simplemente integre la tecnología OCR en las tareas de gestión de recursos humanos y libere al personal para actividades más estratégicas. 

 

¿Para qué documentos puede funcionar la tecnología OCR?

La tecnología OCR puede detectar y recuperar texto de una amplia gama de documentos, como:

• Imágenes de texto sin formato
• Presentaciones legales
• Acuerdo de alquiler
• Tarjetas de identificación del gobierno
• Tarjetas de crédito/débito
• Licencia de conducir
• Documentos fiscales
• Extracto de cuenta
• Información de nómina
• Documentos oficiales
• Estados financieros
• certificado universitario
• Recibos de servicios públicos
• cheques bancarios
• Pasaportes
• Acuerdo de seguro
• Y más

 

Conclusión

La tecnología OCR convierte texto de imágenes o documentos escaneados en texto editable y con capacidad de búsqueda. Se puede utilizar de muchas formas para automatizar varias tareas en las empresas. 

Primero, agiliza el proceso de entrada de datos. Extrae automáticamente información de facturas, formularios y recibos y la ingresa en sistemas comerciales como CRM o software de contabilidad. Esto nos ahorra tener que hacer esta tarea manualmente.

OCR también ayuda a digitalizar documentos en papel. Escanea imágenes de documentos en papel y extrae texto de ellos, que luego se puede pegar en un archivo de documento digital. 

Incluso puede optimizar los procesos de recursos humanos extrayendo detalles de los candidatos de los currículums. Al automatizar estas tareas, el OCR reduce los errores, aumenta la eficiencia y permite que su equipo se concentre en actividades más importantes.