Las impresoras son equipos de enorme utilidad, y eso es innegable, porque nuestra actualidad demanda papel en variadas formas. Por lo que, es común que estén presentes en muchos hogares como una alternativa para gestionar la impresión de documentos propios, en vez de ir a una copistería. Sin embargo, cuando hablamos de entornos laborales como las oficinas, contar con ellas no es una opción, sino una necesidad.

Es clave entonces escoger la que más se ajuste a las necesidades particulares, para sacarle el máximo provecho. Considerando que las impresiones que más se hacen en dicho entorno suelen ser monocromáticas, las impresoras blanco y negro se posicionan como el mejor tipo, y se te preguntas por qué, lo explicaremos.

¿Qué son las impresoras en blanco y negro?

A veces llamadas como impresoras monocromáticas, o más popularmente como impresoras blanco y negro, son dispositivos que, como podemos deducir sin problema por su nombre, están diseñados exclusivamente para imprimir todos aquellos documentos que hagan falta, utilizando nada más tóner o tinta negra.

Diferenciándose de los equipos que también manejan impresiones con tinta de otros colores, como cian, magenta y amarillo, estas se centran en producir textos y gráficos en un solo tono. Tal hecho las hace ideales para documentos profesionales típicos de oficinas, como contratos, informes, facturas y correspondencia oficial.

Lo mejor es que su diseño se ha pensado desde un principio para un uso intensivo sin interrupciones, convirtiéndolas en una elección lógica para empresas de todos los tamaños. Desde pequeñas y medianas, a las más grandes, van perfecto en aquellas donde la impresión masiva de documentos en blanco y negro es un requerimiento del día a día.  

Además, no podemos olvidarnos de que su compatibilidad con diferentes tipos de papel y su facilidad de configuración, para mayor adaptabilidad para las tareas que se deben cumplir, refuerzan su lugar como un equipo esencial en la era moderna.

Nuevas tecnologías para impresiones monocromáticas

La innovación en cuanto a este tipo de impresoras se trata no se ha quedado atrás. Si bien es cierto que destaca más en los medios cuando se tratan de las típicas que usan tanto tinta negra como de colores, las impresoras en blanco y negro han avanzado, y mucho.  

Un ejemplo destacable es el controlador con tecnología Intel, que ha revolucionado la forma en que las impresoras se gestionan. Este controlador optimiza el procesamiento de datos, permitiendo que los medios monocromáticos controlen archivos grandes y complejos con precisión. Gracias a esto, las oficinas pueden disfrutar ampliamente de un flujo de trabajo más eficiente, reduciendo el tiempo de espera.

Otro aspecto que merece atención, es la integración de conectividad inalámbrica, yendo al siguiente nivel. Disponemos de funciones que facilitan que sean accesibles desde cualquier dispositivo conectado a la red ¿Y esto qué significa en la práctica? Pues que se elimina la necesidad de conexiones físicas, un hecho que va en pro igualmente del trabajo colaborativo.  

Además, muchas impresoras modernas están equipadas con algoritmos de ahorro de energía y sistemas de autodiagnóstico que garantizan un rendimiento óptimo mientras minimizan el impacto ambiental. Con estas mejoras, no solo cumplen su función básica, sino que también se adaptan a las exigencias tecnológicas y ecológicas del presente.

El papel de una impresora en la oficina

A pesar de los avances en la digitalización de documentos, estas continúan siendo una herramienta indispensable. Más tareas de las que creemos en principio, de tipo corporativas, como la preparación de informes físicos, la presentación de propuestas o la distribución de material en reuniones, dependen de las mismas.  

Incluso en ciertos sectores laborales, como el legal o el financiero, por citar dos ejemplos, los documentos impresos siguen siendo una exigencia por razones legales o de archivo.

Las impresoras también desempeñan un rol crucial en garantizar la accesibilidad de la información. Aunque los documentos digitales son convenientes, no siempre son prácticos. Por ejemplo, en eventos corporativos, tener copias físicas permite que los participantes tomen notas directamente en los materiales proporcionados. Asimismo, estas, con su velocidad y capacidad para disponer altos volúmenes, aseguran que las necesidades diarias de impresión se cumplan sin interrupciones.

¿Por qué estas son ideales en las oficinas?

• Coste por página reducido. Al utilizar solo tinta negra, resultan ser bastante más económicas que sus contrapartes a color, tanto en tóner como en mantenimiento general.
• Velocidad de impresión. Las necesidades de impresión son distintas en cada oficina, pero sobre todo en aquellas en donde se controlan grandes volúmenes de documentos, es indispensable la rapidez, y estos equipos optimizados para ello, son una excelente solución.
• Más durabilidad en el tiempo. Por lo que veníamos explicando en cuanto a la inclusión de nueva tecnología, y por su diseño óptimo, están hechas para resistir el uso constante, lo que reduce la necesidad de reparaciones frecuentes.
• Más ahorro de espacio. Los modelos modernos son compactos, y es que no requieren ser grandes para cumplir con lo que se espera de ellas. Esto las hace ideales para oficinas de todos los tamaños, especialmente para aquellas con espacio limitado.
• Impresiones profesionales. La calidad del texto y los gráficos en blanco y negro es superior, garantizando así una presentación impecable de documentos oficiales.
• Facilidad de uso. Su configuración sencilla y la falta de necesidad de gestionar múltiples cartuchos de tinta las hacen prácticas y accesibles para todos los empleados.
• Compatibilidad con diferentes papeles. Estas impresoras funcionan bien con una amplia gama de papeles, desde hojas recicladas hasta materiales de mayor gramaje.
• Completa confiabilidad. Al estar diseñadas para tareas específicas, son menos propensas a fallos comparadas con los medios como los de multifunción a color.
• Reducción de distracciones. Al centrarse solo en impresiones en blanco y negro, eliminan la posibilidad de errores o configuraciones incorrectas al imprimir documentos.
• Modelos con tecnología avanzada. Las nuevas impresoras monocromáticas incluyen características como impresión móvil y conectividad inalámbrica, que facilitan el trabajo diario. Disponiendo de un factor como este, un punto como el ya explicado, tal es el caso del ahorro de tiempo que sabemos es vital, los empleados son más productivos.